【悩み解決】仕事が遅い人の原因と5つの改善方法を徹底解説!
仕事が遅い原因がわからないで悩んでませんか?毎日、残業で疲れていませんか?
私も仕事が遅くて、残業ばかりで悩んだ時期がありました。
しかし、今回ご紹介する改善方法で仕事が確実に早くなりました。
毎日定時で帰って、自分の時間を確保できるようになりました。改善方法はたったの5つなので、誰でもすぐにできますよ。
仕事が遅い3つのデメリット
今のままだと、今後どうなってしまうかしっかりと把握しましょう。
職場に居づらい
仕事が遅いと信頼されにくいので、人間関係も悪くなって職場に居づらいです。
仕事が遅れると職場の人があなたの仕事を進めてくれます。
この状態が続くと、「あいつのせいで忙しくて迷惑だ」と思われて信頼がなくなり、人間関係も悪くなります。
このままだと働きにくいよ。
仕事が遅いとあなたの信頼がなくなって人間関係も悪くなるので、職場に居づらいです。
重要な仕事ができない
会社にとって重要な仕事ができないとあなたの評価は上がりません。
頑張ってるのに評価されないのはツラいね。
重要な仕事は会社の大きな利益になります。絶対に納期を遅れられないので、仕事が遅い人に重要な仕事は回ってこないです。
誰でもできる簡単な仕事しかできないため、あなたがスキルアップして成長できません。
給料が上がらない
上司の評価が低いままだと給料は少しずつしか上がりません。しかし、仕事が早い同期は給料が上がって出世します。
給料が上がらないと好きな物が買えないよ。
あなたの評価は、完了した仕事の多さに比例します。
完了した仕事が多ければ多いほど、会社に貢献していると判断されやすいので評価も高くなります。
仕事の丁寧さも大切ですが、会社は丁寧さよりも納期が優先されます。
例えば、あなたは100%の出来栄えで仕事がいつも納期に遅れています。しかし、同期は70%の出来栄えで仕事を納期より1日早く終わらせたら、同期の方が評価は高いです。
平日は仕事を頑張って、休日はのんびり好きなことや美味しい物を食べながら過ごしたいですよね。
しかし、給料が上がらないとそんな生活はできません。
仕事が遅い3つのデメリット
- 人間関係が悪くなって職場に居づらくなる。
- 重要な仕事ができないから成長できない。
- 給料が上がらないから生活が楽にならない。
仕事が遅い5つの原因
仕事が遅い人の原因は主に5つあります。昔の私もこの原因に全てあてはまっていました。原因がわかると改善できますよ。
仕事の目的を理解していない
仕事で何をやらなければいけないか、どうやって進めるべきかを理解しないと仕事が遅くなります。
その仕事を依頼した人が求めていることを理解せずに進めると、ムダな作業がなくなりません。
仕事が終わった後に上司から「ここ違うよ。」と指摘されて、仕事がやり直しになったことはありませんか?
なんとなく進めたら、資料の作り直しになったよ。
目的を理解しないとムダな作業をして、仕事が遅くなります。
スケジュールをたてない
スケジュールをたてないと仕事の進捗の全体像がわかりません。
作業のペースや優先順位もわかりにくいので、なんとなく頭で考えていたよりも時間がかかります。
明日までにあん子さんに確認しといてね。
わかりました。(今は他の仕事が遅れているからそっちから先にやろう。)
昨日の件はもう確認してくれた?
すみません…。今から確認します!(しまった、忘れてた…。)
スケジュールをたてないで仕事を進めると、重要度や緊急度の低い作業を思いつきで進めます。
重要度や緊急度の高い作業が後回しになって、納期間近で慌てることになります。
仕事を効率化しない
ムダな作業を効率化しないと仕事は早くなりません。
仕事を言われた通りに進めることも大切ですが、仕事が早く終わるようにムダな作業を減らすことやなくすことで仕事が早くなります。
メールの返信に時間をかけすぎていませんか?
仕事のメールって、どんな文章を書けばいいか悩む。
メールの返信用テンプレートを作っておくことで、毎回メールの返信に悩んで時間がかかることを防げます。
仕事でムダな作業を減らさないと、仕事は早くなりません。
1人で仕事を終わらせる
1人で仕事を終わらせようとして仕事が遅くなってませんか?1人で努力しても終わらない仕事は必ずあります。
仕事の能力に関係なく、1人でできる仕事量は決まっています。それを超えた場合、仕事が遅くなるのは仕方がありません。
2人で1週間で終わる仕事を1人に1週間で任された場合、絶対に遅れることはわかりますよね。
任されたからには、なるべく1人で終わらせたいよね。
そんな仕事を1人で抱えても絶対に遅れるだけです。責任感があるのは良いことです。しかし、できないことはできないと伝えることも大切です。
仕事を完ぺきに終わらせる
仕事を完ぺきに終わらせようとして、時間がかかって仕事が遅くなります。
あなたが必要だと思うことは上司にとって不要なこともあります。
大切なのは仕事の質や情報量ではなく、仕事の目的を達成することです。
あれもこれもと情報を揃えるよりも重要ポイントを押さえて、70%の出来栄えでも仕事を終わることが大切です。
上司からの質問が怖いから、色んな情報を集めてしまうんだよね。
その情報が必要な情報なら問題はないよ。
完ぺきに仕事を終わるよりも仕事の目的をよく理解して、早く仕事を終わることが大切です。
そうしないと仕事の生産性が落ちて、仕事が遅いままです。
仕事が遅い5つの原因
- 仕事の目的を理解していない。
- スケジュールをたてない。
- 仕事を効率化していない。
- 1人だけで仕事を終わらせる。
- 仕事を完ぺきに終わらせる。
仕事が遅い人へおすすめする5つの改善方法
仕事が遅い原因がわかったら、改善していきましょう。1つ1つ改善していくことで、仕事が今よりも格段に早く進みます。
仕事の目的をきちんと理解する
仕事の目的をきちんと理解して進めることで、ムダな作業や手戻り作業がなくなって仕事のスピードが今までよりも早くなります。
まずは仕事のキーマンを確認しましょう。キーマンとはあなたの会社で仕事の決定権を持っている人のことです。
キーマンの要求 = 仕事の目的なのでキーマンがわかると、仕事で重要な作業が明確になってスムーズに進めることができます。
もし、キーマンや目的がわからない場合は上司や先輩にすぐに確認しましょう。
例えば、上司に資料作成の仕事を頼まれた場合はキーマンは上司ではなく、その上にいる上司(部長など)になります。
上司の要求を踏まえた上で、キーマンの要求を考えることでやるべき仕事がはっきりして、ムダな作業を減らすことができます。
仕事の目的を理解する手順
- 仕事のキーマンを把握する。
- 仕事の目的が何かを1人で考える。
- 不明点などを上司や先輩に確認する。
- 仕事の目的をまとめる。
スケジュールをしっかりと立てる
スケジュールをしっかりと立てることで仕事の全体像や進捗を把握することができます。
スケジュールをしっかり立てるためには、仕事に必要な作業がどれくらいあるか、全体像を理解しないといけません。
全体像を把握するのはめんどくさいな。
しかし、全体像を理解してスケジュールを立てると抜け漏れによる手戻り作業が少なくなります。
また、作業の優先度もわかるので仕事で重要なことを後回しにすることがなくなります。
手戻り作業がなくなったり、重要なことが明確になるなら良いかも。
スケジュールと優先度がわかったら、あとは仕事を進めるだけです。忘れずに毎日、仕事の進捗管理をしましょう。
進捗管理するだけであとどれくらいで仕事が終わるのかが簡単にわかって、仕事のペース配分を決めることができます。
スケジュールを立てることで、今までの仕事に追われる日々から仕事を手のひらで転がす快感を得られます。
仕事を人に任せる
あなた1人で処理しきれない仕事を他の人に任せることで仕事が遅れるストレスから解放されます。
人に任せる時の注意点は丸投げしたり、期限ギリギリに任せないことです。任せる時は仕事の目的や手順を相手がわかるまできちんと伝えましょう。
また、期限ギリギリにお願いすると任された人が困るので、前述したスケジュールを立てた時点で期限が間に合わないとわかったらすぐに上司や同僚に相談しましょう。
いつも任せてばかりだと迷惑じゃないの?
ちゃんとギブアンドテイクすれば問題ないよ。困った時はお互い様だからね。
適度に仕事を人に任せられるようになれば、あなたがやるべき仕事に集中することもできます。
仕事を常に効率化する
仕事を効率化することでムダな作業を減らしたり、なくすことができます。作業を減らすと仕事のゴールに早くたどり着くことができます。
手っ取り早く効率化する方法は、仕事が早い人の効率化を真似して盗むことです。
盗んだら怒られないの?
仕事が早い人の良いところはどんどん盗んでも問題ありません。
むしろ良いところを盗まないで、いつまでも仕事が遅い方が迷惑で怒りたくなります。
効率化を盗んだ後にさり気なく感謝すると、盗まれた相手が気を悪くすることがありません。
たいやきさんのマネしたら仕事が早くなりました。ありがとうございます。
と言われて怒る人はいないと思います。
少しでも仕事を早くする方法がわかれば、効率化していくことができます。
効率化は時短化です。短時間の作業でもいくつか効率化することができれば、全体的には長時間の効率化になります。
まずは小さな工夫で効率化していき、それを組み合わせていくことで効率化の効果が大きくなっていきます。
いつも余裕を持たせる
いつも余裕を持たせることでより早く仕事を終わらせることができます。
主な方法は机を整理したり、早寝早起きや仕事のオン/オフをしっかり切り替えることです。
仕事をする机が書類などで散らかっていると気にしていなくても、注意力散漫になってムダな体力を消耗してしまいます。
机や身の回りを整理することでどこに何があるかがわかりやすなって、物を探す時間を減らすことができます。
また、作業スペースを広く使えるメリットもあります。
早寝早起きで毎日の体の調子をしっかり整えるのも大切です。夜は遅くても24時までには寝るようにしましょう。
もしやりたいことがあるなら朝早く起きてすることをおすすめします。
早朝はメールや電話などの割り込みが入ることが少ないので、誰にも邪魔されずにあなたの好きなことができます。
誰にも邪魔されない時間ができるなら早起きしてみようかな。
また、仕事のオン/オフをしっかり切り替えることで、仕事中の集中力が増して作業効率が格段に良くなります。
その日の仕事が終わったら、仕事の事を考えるのをやめてプライベートに集中しましょう。
仕事を早くする5つの改善方法
- 仕事の目的をしっかりと理解する。
- スケジュールをきちんと立てる。
- 仕事を適度に人へ任せる。
- 仕事を常に効率化する。
- 心と体に余裕を持たせる。
仕事が遅い人に読んで欲しい本
仕事が遅いことに悩んでいる人に、私が実際に読んで使えると思った本をご紹介します。
ストレスフリーに仕事を進められるGTD
GTDとは、コンサルタントのデビッド・アレンさんが提唱したタスク管理の方法です。
効率よく仕事を進めて、生産性を高めることで仕事が早くなります。
GTDを実際に使ってみると、フローチャートに従うことで次は何をするかがよくわかります。
しかも、頭の中がスッキリした状態で仕事ができるので、ストレスフリーで集中できる状況を作り出すことができます。
でも、なんだか難しそうだね。
こちらの本は、たった500円のマンガでGTDをあなたの生活に取り入れることができます。GTDの超入門編としておすすめします。
仕事の終了時間が明確になるタスクシュート時間術
タスクシュート時間術とは、エンジニアの大橋悦夫が開発したタスク管理ツールです。
時間の使い方を記録して振り返ることで、あなたがどの仕事にどれだけ時間をかけているかがわかり、改善するキッカケを与えてくれます。
お金の管理でお小遣い帳や家計簿をつけるように、タスクシュート時間術では時間の管理簿をつけることで、時間の使い方が劇的に上手くなります。
タスクシュート時間術で時間が節約できそうだね。
私は、最初に時間の記録だけつけていました。それだけでも仕事の見積時間と実行時間のギャップがよくわかって、仕事を効率化することができました。
タスクシュート時間術もマンガ版があるので、入門編として初めに読むと取り組みやすくなります。
前に進むのが楽しくなる鬼速PDCA
鬼速PDCAとは、株式会社ZUUの創業者である冨田和成さんが考案したPDCAモデルです。
高速を超える鬼速でPDCAを回して、仕事をより早くできる方法です。
ビジネスでイメージしやすい具体例や図、表が豊富なのですぐに理解することができます。
鬼速PDCAを実際に使ってみた感想としては、やればやるほどPDCAを回すのが楽しくなりました。
それに加えて、PDCAを回す度に達成感があるのでどんどん自信がついていくのを実感しました。
達成感と自信がつくのは良いね。
ムダを捨てるエッセンシャル思考
エッセンシャル思考とは、企業アドバイザーのグレッグ・マキューンさんが提唱した思考法です。
成果を生まないことをやめて、重要で優先順位が高いことだけに集中します。仕事が早くなるだけでなく、充実感も得ることができます。
最初は重要なことだけを選んだり、ムダなことを捨てるのは難しかったです。
しかし、エッセンシャル思考を続けることで「ムダを捨てるにはどうするか?」と常に考えるクセが身について、自然に仕事を効率化することができました。
結構分厚い本だから読むの大変そうだよ。
こちらもマンガ版でエッセンシャル思考の大切さを学ぶことができます。ストーリー展開でサクッと読めるので、とてもわかりやすいです。
仕事のパフォーマンスを高める最高の睡眠
スタンフォード式 最高の睡眠とは、スタンフォード大学教授の西野精治が考えた睡眠法です。
人生の1/3は睡眠です。睡眠の質を高めることで頭と体がスッキリして、仕事を効率的に進めることができます。
スタンフォード式 最高の睡眠を読んで実践したことは、毎日同じ時間に寝て起きるようにしました。
えっ、それだけ?
毎日同じ時間に寝て起きるだけで生活リズムが整います。体が軽くなったり、頭もスッキリするので、仕事に集中して取り組めますよ。
マンガ版もあるので最高の睡眠をすぐに実践できます。
仕事が遅い人に読んで欲しい本
まとめ
今回は、仕事が遅い人の原因と5つの改善方法についてご紹介しましたがいかがでしたか?最後にこの記事についてまとめます。
仕事が遅いままだと、信頼や評価が悪くなって給料が上がらない。
仕事が遅い原因がわかると仕事が早くなる。
仕事を早くする5つの改善方法を実践していく。
仕事の目的をしっかりと理解する。
スケジュールをきちんと立てる。
仕事を適度に人へ任せる。
仕事を常に効率化する。
心と体に余裕を持たせる。
私も仕事が遅くて悩んでいた時期がありました。しかし、この5つの改善方法を知って実践していくことで確実に仕事が早くなりました。
仕事が早くなるようにこの記事があなたのお役に立てれば幸いです。最後までお読みいただき、ありがとうございました。
