【初心者必見】タイムマネジメントの方法(フレームワーク)を紹介!
タイムマネジメントの方法がわからない。
タイムマネジメントを上手くしたい。
こんな悩みはないですか?どの方法を使えばいいのかわからないですよね。
この記事を書く私は、タイムマネジメント歴7年です。今回紹介する方法を使って、タイムマネジメントが上手くなりました。
- ポモドーロ・テクニックで実行する。
- タスクシュート時間術で記録する。
- レビューで振り返る。
- SMARTで目標を設定する。
- 時間管理のマトリックスで優先順位をつける。
目標設定から実行、振り返りまで使える方法を学べます。本記事をマネすることで、タイムマネジメントが上手い人になれます。
誰でもすぐに実践できる方法を紹介しているので、安心して使えますよ!
タイムマネジメントの手順
タイムマネジメントは、下記の4つを回していきます。
- 実行
- 記録
- 分析
- 計画
作業を実行した時間の記録を分析することで、現状に合った計画をたてられます。
4つならすぐにできそう!
予想と実績の差をうめていくことで、時間の使い方が上手くなっていきます。
実行で使う方法
作業を実行するときに使える方法を紹介します。
ポモドーロ・テクニック
ポモドーロ・テクニックは、集中力を発揮して作業ができる方法です。
25分の作業と5分の休憩を繰り返すことで、長時間つづけて作業するよりも高い集中力を維持できます。
- カウントダウンタイマーを用意する。
- タイマーを25分にセットして作業を始める。
- タイマーが鳴ったら、5分間休憩する。
- 手順2・3を4回繰り返したら、15~30分の休憩をとる。
集中して作業できそう。
タスクを実行するときは、ポモドーロ・テクニックを使いましょう。
2分ルール
2分ルールとは、2分以内でできることはその場ですぐに片付ける方法です。
「やる」「やらない」をいちいち判断しなくていいので、小さな用事をどんどん片付けられます。
15分以上かかる作業は面倒くさくなるけど、2分でできると思えばすぐできそうですよね。
- 机の整理。
- メールの返信。
2分ルールで小さなことを終わらせていきましょう。
記録で使う方法
作業時間やメモを記録するときに使える方法を紹介します。
タスクシュート時間術
タスクシュート時間術は、時間の使い方を習慣レベルで変えてくれる方法です。
どの作業にどれだけ時間を使ったかがわかるので、時間の使い方を改善できます。
- 今日の作業を1シートで管理できる。
- 今日の終了時間がひと目でわかる。
- 上から順番に作業を進める。
- 1分以上の作業を全て記録する。
- 記録から習慣を改善できる。
時間の記録がひと目でわかるのがいいね!
作業の時間を記録するなら、タスクシュート時間術がおすすめです。
パーキングロット
パーキングロットとは、作業中に思いついたアイデアや気になることをすぐにメモする方法です。
一旦メモして保留にすることで、すぐに作業に戻って集中できます。
メモは、スマホのメモアプリでも手帳でも好きな場所でいいです。しかし、メモする場所は1箇所に絞った方が後で探しやすいです。
メモした内容は、レビューや計画のときに確認すれば、忘れないで実行できます。パーキングロットで作業中のメモを残しましょう。
分析で使う方法
実行した記録の分析で使える方法を紹介します。
レビュー
レビューは、時間の使い方を改善するための方法です。
時間の使い方を振り返ることで、理想と現実のギャップがわかります。ギャップの改善策を実践して、時間の使い方を上手くします。
- 作業の開始・終了時間はいつか?
- 見積りと実績の違いはある?
- 違いがあるのはなぜ?
テンプレがあるとラクだね。
レビューはタスクシュート時間術と組み合わせることで、大きな効果を発揮します。
計画で使う方法
目標設定や優先順位などを決める方法を紹介します。
SMART
SMARTは、ゴールを明確にして具体的に行動できる目標設定の方法です。
5つの質問に答えるだけで、高精度な目標を設定できます。
- S:具体的にできる?
- M:数字で測れる?
- A:現実的に達成できる?
- R:達成したらどんな未来が待っている?
- T:いつまでに達成する?
これなら目標設定できそう。
いつ見てもすぐ行動できる目標をSMARTでたてましょう。
SMARTについて、もっと知りたい人はこちら↓
SMARTな目標設定の例文は?もう時代遅れで古い?!書き方を徹底解説
時間管理のマトリックス
時間管理マトリックスは、作業の優先順位を決めるための方法です。
重要度と緊急度で4つの領域をつくって、優先順位をつけていきます。
優先度が一目瞭然。
特に大事な第2領域の時間を増やしていきましょう。
タスクの分解
作業の分解とは、作業を実行しやすくするための方法です。作業を分解することで、先送りを防げます。
作業を分解する方法は、2つあります。
- ある作業の開始から完了までの手順を全て書きだす方法。
- 長期的な見通しや期限のある作業に使える。
- 作業の中で、次のやることだけを決める方法。
- 初めての作業で見通しが立てにくいときに使える。
どちらの方法も考えないで実行できるほど細かく分解できているかが重要です。作業を細かく分解して、先送りを防いでいきましょう。
タイムブロッキング
タイムブロッキングとは、作業をする時間を決めて確実に実行する方法です。あらかじめ作業する時間を決めておくことで、「いつやるか?」と迷うことなく実行できます。
- 作業の見積もり時間を決める。
- 作業を実行する時間を決める。
- 作業間に5分休憩をブロックする。
タイムブロッキングで作業と休憩の時間をスケジュールしましょう。
タイムマネジメントの方法まとめ
今回は、「タイムマネジメントの方法」について紹介しました。最後に本記事をまとめます。
実行はポモドーロ・テクニック、2分ルールを使う。
記録はタスクシュート時間術、パーキングロットを使う。
分析は、レビューで振り返る。
目標設定は、SMARTで具体的にする。
優先順位は、時間管理のマトリックスを使う。
作業を分解して、タイムブロッキングをする。
今回紹介した方法を使って、時間の使い方を上手くしていきましょう。