【4ステップ】生産性を上げるタイムマネジメントの正しいやり方
いつの間にか時間がなくなる。
自分の時間をつくりたい。
こんな悩みはありませんか?
昔の私もタイムマネジメントがヘタでした。時間がないとストレスがたまりますよね。
実は誰でもタイムマネジメントを上手くできます。それはタイムマネジメントのやり方を実践することです。
なぜならタイムマネジメントがヘタな人は、正しいやり方を知らないだけだからです。
この記事を書く私は、タイムマネジメント歴7年です。本記事で紹介するやり方を実践して、自分の時間をつくれました。
本記事の内容
- 4つのフェーズを回す。
- 実行：作業をはじめる。
- 記録：開始/終了時間をメモする。
- 分析：時間記録をみて振り返る。
- 計画：分析結果から予定をたてる。
この記事を読むと、タイムマネジメントの正しいやり方(手順)がわかります。結論は4つのフェーズを回すだけで、自由な時間をつくれる。
カンタンにまとめたので、読んだあとからすぐにマネできますよ!
タイムマネジメントは4つのフェーズを回す
タイムマネジメントは、4つのフェーズを回します。
タイムマネジメントのやり方
- 実行
- 記録
- 分析
- 計画
いきなり実行するの?!
完ぺきな計画をたてるのは不可能なため、最初に計画をたてても失敗します。
作業を実行した記録を分析して、現状に合った計画を更新し続けることで、時間の使い方が上手くなっていきます。
具体的な手順
- 作業の予想時間を決める。
- 作業の開始時間を記録して進める。
- 作業が終わったら、終了時間を記録する。
- 一日の全作業がおわったら、振り返る。
- 振り返りをもとに計画をたてる。
実行→記録→分析→計画をどんどんループさせましょう。
実行：作業をはじめる
まずは今日のやることを進めます。「計画をたてる」よりも「作業をおわらせる」ことが本来の目的だからです。
作業に早くとりかかれば、問題がおきても余裕を持って対応できます。短時間作業と休憩を繰り返して、集中力を維持しながら進めていくことがポイントです。
作業の実行例
- 25分作業
- 5分休憩
- 25分作業
- 5分休憩
こまめに休憩していいんだね。
時間効率を高めながら、作業を進めていきましょう。
記録：開始/終了時間をメモする
次に、いつ・どんな作業をしたかの記録をとります。
記憶はあいまいで信用できません。どの作業にどれだけ時間を使ったかを正確に把握します。
作業ごとに下記の記録を残していきます。
作業の記録例
- 作業の名前は?
- 作業の開始時間は?
- 作業の終了時間は?
- 作業が終わった感想は?
テンプレがあればカンタンだね!
記録を正確にとることで、より良い分析と計画ができるようになります。
ツールを使えば、効率的に記録をとれる。↓
【無料あり】タイムマネジメントツールのおすすめ3選で効率アップ
分析：時間記録をみて振り返る
記録を振り返って、時間の使い方を改善していきます。
理想と現実のギャップがわかるので、行動のパターンや問題点をみつけられます。
下記の項目に従って、振り返りを実施します。
振り返りの例
- 作業の開始・終了時間はいつか?
- 見積りと実績の違いはある?
- 違いがあるのはなぜ?
良くするために何をするかを探すんだね。
毎日、記録を分析して成功パターンをみつけていきましょう。
計画：分析結果から予定をたてる
振り返りの情報から現実的な計画をたてます。
記録の「事実」と分析で得た「成功パターン」がわかっているので、失敗しにくい計画をたてれらます。
計画のポイントは、あなたがこなせる量で先送りをなくすことです。
やり残しがないと嬉しいよね。
ムリのない計画で、「上手くできてる!」という自信につなげましょう。
タイムマネジメントのやり方まとめ
今回は、「タイムマネジメントのやり方」について紹介しました。最後に本記事をまとめます。
タイムマネジメントは4つのフェーズを回す。
最初に今日のやることを進めていく。
いつ・どんな作業をしたかの記録をとる。
毎日、記録を振り返って成功パターンをみつける。
あなたに合ったムリのない計画をたてる。
正しいやり方を実践して、時間の使い方を上手くしていきましょう。
タイムマネジメントのやり方がわかったら、方法も学んでみませんか?↓
