GTDツールのおすすめ10選! 無料で使えるMacやWindowsエクセルも紹介
GTDは頭の中をスッキリさせて、タスクを効率よく進めてくれるタスク管理の1つです。
GTDツールがたくさんあって、どれが自分に合っているかわかりにくいですよね。
そこで今回は、無料で使えるGTDツールのおすすめやGTDができる手帳をご紹介します。
GTDのやり方や継続するポイントもまとめたので、この記事だけでGTDを始められますよ。
- GTDとはタスクをストレスフリーに進めるシステム
- GTDツールの選び方
- GTDツールのおすすめ7選【無料】
- GTDをエクセルで使いたいならタスクペディア一択
- 【アナログ派必見!】GTDができる手帳・付箋・ペンのおすすめ
- GTDのやり方
- GTDを継続するポイント
- まとめ
GTDとはタスクをストレスフリーに進めるシステム
頭の中がスッキリした状態でタスクを進められるので、ストレスフリーで余裕のある生活をおくれます。
GTDは、コンサルタントのデビッド・アレンさんが考案したタスク管理システムです。
GTD独自のフローチャートに沿ってタスクを進めることで、あなたが次に何をするべきかがよくわかります。
タスクを効率よく進められそうだね。
GTDツールの選び方
GTDのツールってたくさんあって、迷いますよね?代表的なGTDツールの選び方をご紹介します。
無料で使える
無料で多種多様な機能がついたツールなら、家計を苦しめないでGTDを使うことができます。
ほとんどのツールは月額制の有料プランがありますが、毎月払うと結構な値段になります。
毎月500円でも年間6000円だからお金がない時は困るね。
時間をお金で買うという考え方もありますが、お金がない時は無料版でも十分使えるツールをおすすめします。
GTDシステムに対応できる
GTDシステムに対応していると、ストレスなくGTDを使い続けることができます。
GTDはタスクのステータスや優先度を頻繁に変えるシステムなので、それに対応できるツールの方が使いやすいです。
ツールのタグ機能でタスクのステータスや優先度を管理できれば、GTDシステムを柔軟に対応できます。
GTDに特化したツールが使いやすそうだね。
どの端末でも使える
いつでもどこでも好きな時にGTDが使えるので、タスクに集中することができます。
クラウド上でデータ管理しているツールであれば、パソコンやスマホの端末に関係なく使えます。
入力や操作の手間が増えると面倒くさいね。
どの端末で使えるツールを選ぶと、仕事やプライベートのタスクをひとまとめにすることができます。
直感的に楽しく使える
直感的にツールであれば、操作を覚えなくても今すぐにGTDを始めることができます。
マニュアルを見ながら使い方を覚えるのって、結構ストレスたまりますよね。
そんなツールは使いたくないよね。
上手くタスク管理するためには、GTDを気持ちよく使えるツールの方が継続できます。
ユーザー数が多い
ユーザー数が多ければ多いほど、ツールを長く使い続けることができます。
より多くの人が使っているツールの方がサービスが継続されやすく、ツールが頻繁にアップデートします。
急に使えなくなったり、バグ修正されないと使えなくなるよね。
その度にツールを乗り換えるのは手間だね。
サービス継続としてユーザー数が大きな指標になるので、より多くのユーザーがいるツールをおすすめします。
GTDツールのおすすめ7選【無料】
GTDができるツールをご紹介します。メリットやデメリットは無料版をもとに説明します。
即タスク入力できるRemember The Milk
Remember The Milkは、楽々とタスク入力できるツールを使いたい人におすすめします。
メリット
タスク入力が手間なくできる。
豊富なショートカットキーで簡単に操作できる。
シンプルデザインで見やすい。
素早くタスク入力できそうだね。
デメリット
無料版でリマインダーやサブタスクが使えない。
デザインや操作が時代遅れ感がある。
ちょっと古くさいのかな。
無料でフル機能を使えるDreamscope
Dreamscopeは、無料でGTDを使いたい人におすすめします。
メリット
GTDのために作られたツールで使いやすい。
全機能を無料で使える。
グラフでタスクを分析できる。
全部無料は嬉しいね!
デメリット
共有機能がないため、チームで使いにくい。
リマインダーで通知できない。
個人で使うには十分なツールね。
多機能でトラブル時も安心なToodledo
引用:Toodledo公式HP
Toodledoは、無料で多機能なツールを使いたい人におすすめします。
メリット
多機能でGTDを柔軟に対応できる。しかも、無料。
ユーザー数が多くて、トラブルがあってもすぐ解決できる。
多種多様なビューでタスクを整理しやすい。
無料で多機能なんだね。
デメリット
多機能過ぎて、初心者には使いにくい。
日本語に対応していない。
英語だと少し不安だね。
GTD専用で安心セキュリティのNozbe
引用:Nozbe公式HP
Nozbeは、GTD専用のツールを使いたい人におすすめします。
メリット
GTDベースで設計されたツールで使いやすい。
無料版でもフル機能で使える。
高度なセキュリティ保証で安心できる。
無料でセキュリティも万全なのが良いね。
デメリット
無料版は5プロジェクトまでしか作れない。
モバイル版の操作が難しい。
ちょっと使いにくいのかな。
シンプルイズベストなTodoist
引用:Todoist公式HP
Todoistは、シンプルデザインでカスタマイズ性に優れたツールを使いたい人におすすめします。
メリット
GTDに集中できるデザインになっている。
優先度やサブタスクに対応している。
Googleカレンダーと連携できる。
GTDに集中できるのがいいね。
デメリット
リマインダーやラベル付け、フィルターが使えない。
データをバックアップできない。
バックアップできないのは怖いね。
抜群の操作感でクセになるTrello
引用:Trello公式HP
Trelloは、直感的に操作できるツールを使いたい人におすすめします。
メリット
タスクを一覧表示できて、GTDのフェーズ管理がしやすい。
動作が軽くて、ストレスフリーに使える。
タグ付けやチェックリストなどの充実機能を無料で使える。
高機能なのに無料なんだね。
デメリット
添付ファイル容量が少なすぎる。
繰り返しタスクに対応していない。
繰り返しタスクがないのは不便だね。
無料でストレスなくGTDを使えるタスクペディア
引用:タスクペディア公式HP
タスクペディアは、無料でGTDに最適なツールを使いたい人におすすめします。
メリット
GTDライクでアクションがすぐにわかる。
無料で全ての機能を使える。
完了タスクから簡単に振り返りができる。
全機能無料はスゴいね!
デメリット
専用アプリがないため、ブラウザでしか使えない。
スマホでは少しだけ使いにくい。
スマホで操作しにくいのか。
アップデートは頻繁に柔軟に対応しているからすぐ改善されると思うよ。
GTDツールおすすめ7選
- 即タスク入力できるRemember The Milk
- 無料でフル機能を使えるDreamscope
- 多機能でトラブル時も安心なToodledo
- GTD専用で安心セキュリティのNozbe
- シンプルイズベストなTodist
- 抜群の操作感でクセになるTrello
- 無料でストレスなくGTDを使えるタスクペディア
GTDをエクセルで使いたいならタスクペディア一択
引用:タスクペディア公式HP
タスクペディアならエクセルでGTDができます。詳細はこちらの記事からどうぞ。
GTDのエクセルテンプレートは無料のタスクペディアで決まり!
【アナログ派必見!】GTDができる手帳・付箋・ペンのおすすめ
手帳でGTDをする方法
職種や会社によっては、パソコンやスマホでGTDツールを使いにくい人もいると思います。
そんな人には、手帳をおすすめします。温かみのあるあなただけのGTDツールを作れますよ。
まずは、手帳の適当なページに下記リストを作りましょう。
GTDに必要なリスト
- インボックス：思いついたことは全て入れる。
- アクションリスト：今やるべきことを入れる。
- プロジェクトリスト：関連タスクが2つ以上ある場合に入れる。
- ネクストアクションリスト：次にやるべきことを入れる。
- カレンダーリスト：日付が決まっているタスクを入れる。
- 連絡待ちリスト：人に任せたタスクを入れる。
- いつかやることリスト：いつかしたいことを入れる。
- 資料リスト：手順書やメモなどを入れる。
- ゴミ箱リスト：不要になった物を入れる。
そして、タスクやメモは付箋に書いていきます。
後は付箋に書いたタスクやメモを各リストページに貼るだけで、GTDを快適に運用することができます。
これなら手帳でも上手くできそうだね、
それでは、GTDをしやすい手帳や付箋、ペンをご紹介します。
レイメイ藤井 ダ・ヴィンチ
レイメイ藤井 ダ・ヴィンチは、手帳をいつでもどこでも持ち運びたい人におすすめします。
コンパクトサイズで、スーツの胸ポケットにすっぽり入ります。
アイデアを逃さず残せるね。
高機能でコスパが良い手帳でお買い得です。
スリーエム ポストイット 強粘着
スリーエム ポストイット 強粘着は、剥がれにくい付箋を使いたい人におすすめします。
通常よりも2倍の粘着力があるので、何度でも貼ったり剥がしたりできます。
めくれて落ちる心配がないから安心だね。
タスクのステータス管理が簡単にできるようになります。
PILOT フリクションボールノック(0.7mm) 3色セット
PILOT フリクションボールノックは、修正する手間を最小限にしたい人におすすめします。
フリクションは文字を間違っても、こするだけで簡単に消して修正できます。
ボールペンは修正液を使わないと書き直せないもんね。
ブラック・レッド・ブルーの3色セットなので、用途ごとに色を使い分けることもできます。
便利なフリクションですが、直射日光があたる場所や高温になる場所に置くと文字が消えるので、注意しましょう。
手帳でGTD!おすすめアイテム
GTDのやり方
引用:GTD公式HP
事前準備.リスト作成
あなたが使っているGTDツールで各リストを作りましょう。
このリストでGTDシステムに対応できます。
GTDに必要なリスト
- インボックス：思いついたことは全て入れる。
- アクションリスト：今やるべきことを入れる。
- プロジェクトリスト：関連タスクが2つ以上ある場合に入れる。
- ネクストアクションリスト：次にやるべきことを入れる。
- カレンダーリスト：日付が決まっているタスクを入れる。
- 連絡待ちリスト：人に任せたタスクを入れる。
- いつかやることリスト：いつかしたいことを入れる。
- 資料リスト：手順書やメモなどを入れる。
- ゴミ箱リスト：不要になった物を入れる。
ステップ1.収集
頭の中にある全てのことを書き出して、インボックスに入れましょう。
書き出すことで頭がスッキリしてタスクに集中できるようになります。
具体的に何を書き出せばいいの?
やりたいことや気になることなどをとにかくなんでも書き出すといいよ。
でも、急には思いつかないよ。
急に頭の中を書き出そうとしても限界があります。なので、思いついた時に書き出してインボックスに入れると良いです。
ステップ2.処理
インボックス内の書き出したタスクを適切なリストに分けましょう。
GTDの処理フローに従って、タスクごとにすぐ行動するか/しないかを分類します。
すぐ行動するべきタスク
2分以内にできるタスク→アクションリストへ
とるべき行動が2つ以上ある→プロジェクトリストへ
人に任せたタスク→連絡待ちリストへ
日付が決まっているタスク→カレンダーリストへ
直近1~2週間以内にやるタスク→ネクストアクションへ
すぐ行動しないタスク
すぐにできないタスク→いつかやることリストへ
手順書やメモなどの資料→資料リストへ
いらなくなったもの→ゴミ箱リストへ
このフローがあれば、簡単に分類できそうだね。
ステップ3.整理
リストに振り分けたタスクを実行可能な形に整理しましょう。
タスクを整理することで、実行中に迷いなく進めることができます。
タスク整理のコツ
- コンテキスト(場所・道具・人・時間)で分類する。
- 優先度でタスクを並び替える。
- リマインダーでタスクの抜けもれを防止する。
だんだん頭の中がスッキリしてきた!
ステップ4.レビュー
GTDできちんとタスク管理ができているかを確認しましょう。
定期的な日時/週次レビューでタスクを見直すことで、GTDを長く続けることができます。
日次レビューでやること
- インボックス内のタスクを適切なリストに移動する。
- アクションリストを見直す。
- プロジェクトリストを見直す。
今日やることは何かを考えるんだね。
週次レビューでやること
- ネクストアクションリストを見直す。
- カレンダーリストを見直す。
- 連絡待ちリストを見直す。
- いつかやることリストを見直す。
来週やることを決めるんだね。
ステップ5.実行
ここまでのステップで頭の中がかなりスッキリしたと思います。あとはタスクをひたすら実行するだけです。
4つの基準に気をつけるとスムーズにタスクを実行できます。
タスク実行の基準
- そのときの状況
- 使える時間
- 使えるエネルギー
- 優先度
今ここでやるべきかを考えると良いんだね。
GTDを継続するポイント
GTDに特化したツールを使う
専用ツールを使うことで、GTDで効率的にタスクを進められます。
タスクペディアやNozbeなどのツールは、GTDを使うために作られています。
GTDはアナログ的に紙とペンでもできますが、間違った時に修正するのが大変です。
いちいち書き直すのも手間だよね。
また、タスクのリストやステータスの変更もストレスなくできます。
面倒な手間を極力減らしたいなら、GTDに特化したツールを使うことをおすすめします。
定期的にインボックスを空にする
頭の中がスッキリした状態でタスクに没頭することができます。
インボックスが溜まったままだと気になってしまい、タスクが思うように進まなくなります。
それを防ぐためには、日次/週次レビューでインボックスを空にすることをおすすめします。
定期的に行うことだからちょうど良いね。
GTDワークフローを守る
GTDを使う効果を最大にして、あなたが本当にやりたいことをできるようになります。
精錬されたGTDのワークフローはとても完成度が高いです。そのワークフローを正しく使うことで、あなたがタスクを上手く操れることができます。
忠実に守ることが大切なんだね。
瞬次レビューをする
高精度で効率的なレビューができるので、あなたをより早く成長させてくれます。
瞬次レビューとは、タスク完了時のリアルな気持ちをメモで残すことです。
そのメモを日次/週次レビューに活かすことで、高精度な振り返りができます。
「上手くできた」や「疲れた」とかで良いんだね。
日次/週次レビューを作業化する
短時間で効率よくレビューできるので、GTDを無理なく継続することができます。
GTDで最も大変なフェーズは、タスクの状況を振り返るレビューです。ここでつまずく人がとても多いです。
日次レビューは、4行日記などを使うことで簡単に振り返ることができます。
4行日記って何?
4行日記とは、事実・発見・教訓・宣言のたった4行で振り返りができる日記のことです。
タイトル
- ■事実 今日はどんな日だった？
- 今日の体調はどうだった？
- 今日、達成したことは何かあった？
- 今日、失敗したことは何かあった？
- 誰かに貢献できたことはあった？
- ◆発見 事実から気づき(課題/問題)は何かあった？
- ●教訓 その発見から何を学んだ？
- ★宣言 その教訓を実現してできるありたい姿とは何か？
- ＋評価 今日は5点満点中何点だった？
週次レビューは、7つの日次レビュー(4行日記)をまとめるだけなのでかなり効率が良くできます。
日次/週次レビューを作業化して、どんどん成長しましょう。
まとめ
今回は、GTDツールのおすすめについてご紹介しましたがいかがでしたか?最後にこの記事についてまとめます。
GTDでタスクをストレスフリーに進めて、余裕のある生活をおくれます。
GTDツールのおすすめは、Remember The Milk・Dreamscope・Toodledo・Nozbe・Todoist・Trello・タスクペディアの7つ。
GTDをエクセルで使いたいならタスクペディアがベスト。
手帳と付箋を使えば、アナログなGTDができる。
GTDは、リスト作成→収集→処理→整理→レビュー→実行の順で行う。
この記事があなたのお役に立てれば幸いです。最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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