【苦手克服】確実に仕事が終わるタスク分解のやり方・コツをわかりやすく解説!
タスク分解が苦手。
作業がなかなか進まない。
こんな悩みはないですか?
昔の私もタスク分解が苦手でした。仕事で、何をしたらいいかわからないとツラいですよね。
実はやる気がなくても、作業できるようになります。なぜならタスク分解で、作業に取りかかるストレスを減らせるからです。
この記事を書く私は、タイムマネジメント歴7年です。タスク分解で作業の生産性が上がりました。
本記事の内容
- タスク分解とは?
- タスク分解のやり方。
- タスク分解のコツ。
この記事を読むと、タスク分解のやり方とコツがわかります。結論は「手順化」と「ネクストアクション明確化」だけ覚えよう!
- タスク分解とはタスクを進めやすくすること
- タスク分解のやり方【手順化】
- タスク分解のやり方【ネクストアクション明確化】
- 【苦手克服】タスク分解 7つのコツ
- タスク分解のメリット・デメリット
- タスク分解のやり方 まとめ
タスク分解とはタスクを進めやすくすること
小さなタスクに分解することで、タスクを始めるストレスをへらしたり先送りを防げたりします。
ふいに、やらないといけないことを思い出して、時間をとられた。
仕事がおわる見通しがわからなくて、進捗の管理ができない。
タスク分解ができないと、いつも時間に追われてるみたいで疲れます。
タスク分解の方法は、2つあります。本記事では2つの分解方法をそれぞれ解説していきます。
- 手順化。
- ネクストアクション明確化。
2つの分解方法で共通しているのは、タスク名を見ただけで何をするのかわかるように分解することが大切です。
タスク分解のやり方【手順化】
手順化とは、仕事の開始から完了までの手順をすべて洗い出す方法のことです。
仕事の手順を洗い出しておけば、やることがはっきりして仕事を確実におわらせる可能性が高くなります。
例えば、「報告書を作成する」という仕事の場合、下記の通りに手順を洗い出します。
手順化の具体例
- テンプレートをコピペする。
- 必要な情報を集める。
- 情報を分類する。
- 構成を考える。
- 内容を書き込む。
- 内容を見直す。
- 上司に確認してもらう。
- 報告書を提出する。
当たり前のことも洗い出すのがポイントなんだね。
手順化は長期プロジェクトや期限のある仕事に使うと、タスクをスムーズに進められます。
タスク分解のやり方【ネクストアクション明確化】
ネクストアクション明確化とは、仕事で次にやることだけを決める方法のことです。
手順化では「開始～完了」を洗い出します。それに対して、ネクストアクション明確化は、「仕事の最初の一歩」に目を向けます。
「最初の一歩」→「次の一歩」→「その次の一歩･･･」と繰り返すことで、少しずつ確実に前進して、仕事をおわらせることができます。
さきほどの「報告書を作成する」だったら、次のように進めていきます。
ネクストアクション明確化の具体例
- テンプレートをコピペする。
ネクストアクショに迷ったら、MITEで決めると良いです。
- 【M】思考の整理：書き出す、片付ける。
- 【I】情報の収集：集める、確認する。
- 【T】行動の実験：やってみる。
- 【E】環境の整備：準備する、依頼する。
次の一歩だけを考えるんだね!
ネクストアクション明確化は、見通しが立てにくい初めての仕事で効果を発揮します。
「次の一歩」に集中することで、新しいことでもストレスなく進められます。
【苦手克服】タスク分解 7つのコツ
タスク分解のコツを紹介します。
タスク分解のコツ
- 仕事の目的をよく考える。
- 一歩目に焦点をあてる。
- 当たり前なこともすべて洗い出す。
- 他人待ちのタスクも洗い出す。
- 考えなくてもできるように分解する。
- 1タスクを30分単位にする。
- タスクに迷ったら、分解し直す。
考えないでも実行できるほど、細かく分解するのがコツなんだね!
7つのコツを覚えて、タスク分解をしていきましょう。
タスク分解のメリット・デメリット
タスク分解のメリット・デメリットを紹介します。
タスク分解 5つのメリット
- 仕事の見通しが明確にわかる。
- 大きな仕事でも、確実におわる。
- タスクを迷うことなく、実行できる。
- テンプレ化で、使いまわしができる。
- 1タスクに使える時間がはっきりする。
タスク分解 デメリット
- タスク分解に時間がかかる。
時間を使ってでも、タスク分解をする価値が十分にあります。自分で仕事をコントロールできるので、安心してタスクを進められます。
タスク分解はやったほうがいいね。
タスク分解はほぼメリットしかないので、ぜひ仕事前にやってみましょう。
タスク分解のやり方 まとめ
今回は、「タスク分解」について紹介しました。最後に本記事をまとめます。
タスク分解とはタスクを進めやすくすること。
手順化は、仕事の開始から完了までの手順をすべて洗い出すこと。
ネクストアクション明確化は、仕事で次にやることだけを決めること。
タスク分解のコツは、考えないでも実行できるほど、細かく分解すること。
タスク分解はほぼメリットしかないから、やる価値が十分にある。
タスク分解の2つのやり方とコツを覚えて、仕事を迷うことなくおわらせましょう。
タイムマネジメントの効果な方法はこちらから学べます。↓
